Mans pirmais pasākums: ar ko sākt?

Esi apmeklējis dažādus pasākumus un svinības pie draugiem un radiniekiem, kā arī korporatīvos pasākumus un kāzas. Un Tev rodas vēlme organizēt savu pasākumu? Taču nezini ar ko sākt, lai pasākums izdotos veiksmīgs un Tu un viesi būtu priecīgi?

Šajā bloga rakstā tiec aicināts iedziļināties aizraujošā pasākumu plānošanas ceļvedī, atklājot desmit būtiskākos punktus un atziņas, kas palīdzēs Tev radīt veiksmīgu pasākumu.

Lai ikdiena būtu vairāk piepildīta ar svētkiem, sāc ar:

1. Ideju

Katram notikumam ir sirds — galvenā ideja, kas šim notikumam piešķir dzīvību. Sāc vispirms, vizualizēt gaisotni, tēmu un emocijas, kuras vēlies radīt – norises vietai, dekoriem un pat mazākajām detaļām ir jāsaskan ar šo redzējumu.

Pieraksti visas savas idejas un vēlmes, pat vismazākās lietas, tas palīdzēs izveidot galveno ideju – kādu pasākumu es vēlos! Kā arī pierakstot, neaizmirsīsi neko. Ja Tev ir kāds, kas palīdz organizēt pasākumu, tad svarīgi ir pieminēt, ko Tu nevēlies savā pasākumā, kā arī, organizējot pasākumu kādam citam, to arī noskaidrot.

2. Viesu sarakstu

Izdomā, ar ko vēlies būt kopā savos svētkos vai pasākumā, kas būs tie cilvēki, kas patiešām un no sirds priecāsies kopā ar Tevi. Viesu saraksts nosaka pasākuma lielumu, dinamiku un atmosfēru tā laikā.

Pirms sāc veidot ielūgumus vai nosūtīt ziņas par pasākumu, pieraksti viesu vārdus, lai nevienu neaizmirstu. Laicīgi izveidots viesu saraksts, palīdzēs Tev plānot budžeta izdevumus, sēdvietu izkārtojumu, kā arī pasākuma norises vietu.

3. Budžetu

Pirms sāc rēķināt izdevumus, nosaki, cik būtu gatavs tērēt pasākuma organizēšanai, tas palīdzēs plānošanas laikā saprast, ko vari atļauties un, ko nē. Finansiālo robežu izpratne ļauj pieņemt pārdomātus lēmumus un efektīvi sadalīt resursus

Tālāk izveido sarakstu, kas būs nepieciešams, piemēram, pasākuma norises vieta, dekorācijas, ēdiens, fotogrāfs, pasākuma vadītājs un mūziķis, balviņas aktivitātēm un citas Tavam pasākumam svarīgas lietas. Izdomā, ko liksi galdā – vai pats gatavosi, nopirksi vai pasūtīsi (galds parasti sastāda vienu no lielākajiem izdevumiem). Līdz ar to, ja vēlies pasūtīt ēdienu, noskaidro no vairākiem ēdinātājiem izmaksas, lai izdarītu savu izvēli un saprastu, cik lielu daļu tas aizņem budžetā. Tas pats attiecas uz pasākuma norises vietas izvēli.

4. Norises vietas izvēli

Izpēti unikālas un interesantas vietas, kas sasaucas ar Tava pasākuma tēmu. Lai gan tas nenozīmē, ka pasākumu nevar rīkot pie sevis mājās vai dārzā, vai kādā parkā, kur ir atpūtas zona.

Izvēloties norises vietu, noskaidro, vai tur var uzņemt viesu skaitu, kāds apmeklēs Tavu pasākumu, vai tā būs piemērota pasākuma tēmai un programmai, vai par tās izmantošanu ir stundas maksa vai dienas fiksētā summa un, vai ir vieta, piemēram, kur uzglabāt ēdienu pirms pasniegšanas un citas sev būtiskas lietas.

5. Radošām sadarbībām

Sadarbības spēj pavērt jaunas iespējas, radīt un īstenot idejas un ietaupīt Tavu budžetu. Pirms izvēlies ar ko sadarboties, rūpīgi pārdomā, kas būs tas, ko sniegsi no savas puses, vai tās, piemēram, būs fotogrāfijas fotogrāfa vai dekorētāja portfolio papildināšanai, video atskats no mūziķu uzstāšanās, vai reklāma sociālajos tīklos pasākuma vadītājam vai ēdinātājiem, vai arī kas cits, kas pavērs veiksmīgas sadarbības iespējas. Zini, ka katra iesaistītā persona sniedz savu talantu, radošumu un unikalitāti, lai radītu Tavus perfektos svētkus!

Pirms sadarbības izdomā, ko varētu sniegt no savas puses un ar ko vēlētos sadarboties. Nebaidies sazināties un uzrunāt – sociālie tīkli paver plašas sadarbības iespējas! Pirms zvana vai ziņas rakstīšanas, ieteicams iepriekš uzrakstīt, ko vēlies pateikt, lai sarunas laikā neko neaizmirsu un runātu pārliecinoši.

6. Loģistiku

Loģistika nodrošinās, lai Tavs pasākums noritētu veiksmīgi un tā ietver ne tikai to, kā pārvietosies, lai sagādātu pasākumam nepieciešamās lietas, bet arī to, kā viesi sēdēs pie galda, kur kas atradīsies, kā iegūt elektrību tur, kur nav kontaktligzdas tuvumā utt.

Šeit palīdzēs iepriekš izveidotais viesu un nepieciešamo lietu saraksts, lai varētu veikt tālākās darbības, tas ir – izveidotu sēdvietu izkārtojumu pie galda, kur novietot viesiem automašīnas, ja līdz norises vietai jādodas ar kājām un saprast, ko un kur iegādāties, lai samazinātu gan laika, gan naudas resursus. Atceries, ka daudzas lietas var pasūtīt izdevīgāk internetā.

7. Izklaidi un aktivitātēm

Interaktīvas un jautras aktivitātes, dzīvās mūzikas uzstāšanās un negaidīti pārsteigumi rada neaizmirstamus mirkļus, kas veido patīkamu pasākuma noskaņu un paliek ilgi atmiņā.

Paskaties, ko pašā pasākuma plānošanās sākumā pierakstīji – kādas bija Tavas idejas, kādu pasākumu vēlējies? Un no tām būs atkarīgas pasākuma aktivitātes – vai tās būs aktīvākas vai mierīgākas. Padomā, kā nodrošināt viesu iesaistīšanos un izklaidi visa pasākuma laikā. Nesatraucies, ja nezini nevienu aktivitāti, droši pajautāt draugiem un radiniekiem kādās viņi ir piedalījušies vai interneta resursos vari smelties daudz un dažādas idejas. Starp citu, mūsu bloga rakstos vari iepazīties ar jautrām un interesantām aktivitātēm pasākuma sākumā, lai viesus savstarpēji iepazīstinātu – “Iepazīšanās spēles”, kā arī ar interesantām aktivitātēm brīvā dabā – “Izbaudi vasaru ar jautrām aktivitātēm brīvā dabā”.

8. Ko likt galdā?

Kā zināms, tad mīlestība iet caur vēderu un ēdiena izvēle piešķir lielu nozīmi jebkuram pasākumam. Rūpīgi izvēlēta ēdienkarte, kas atbilst Tava pasākuma tēmai un atbilst Tava uztura vēlmēm, uzlabo vispārējo pasākuma gaisotni, līdz ar to izvēlies ēdienus, kas garšo pašam un zini, ka viesiem arī garšos.

Izvēloties ēdināšanu ar piegādi uz pasākuma vietu, noskaidro, vai viņi piedāvā arī galda klāšanu un ēdiena pasniegšanu, kas ir viena no būtiskām pasākuma sastāvdaļām, lai Tev nebūtu jādomā, piemēram, kā pasniegt silto ēdienu, kas novāks netīros traukus utt. Izmanto sezonas piedāvātās iespējas – piemēram, vasarā uz galda var likt dārzā izaudzētos augļus un dārzeņus, ziemā – izmantot vasarā pagatavotos sīrupus un saldētās dārzā salasītās ogas.

9. Personisko pieskārienu

Dekorācijas spēj atdzīvināt pasākumu un radīt patīkamu atmosfēru, līdz ar to ieteicams izmantot dekorācijas. Šo darbu vari uzticēt dekoratoram un par tām vairāk nesatraukties vai arī pats izgatavot, nopirkt vai iznomāt tās. Mūsdienās moderni ir izveidot fotostūrīti, kur pasākuma laikā var fotografēties. Pinterest aplikācijā vari smelties dažādas idejas krāsu un dekorāciju salikumam, gan fotostūrīša izveidei, gan telpas un apkārtējās vides noformējumam. Pasākumu atdzīvina arī fotogrāfijas, piemēram, draugu, radinieku vai klasesbiedru satikšanās reizē apskatīt bērnības un dažādu pasākumu fotogrāfijas un atcerēties kopīgi pavadīto laiku. Kāzās – jaunlaulāto fotogrāfijas no viņu satikšanās pirmajām dienām līdz kāzām, dzimšanās dienās – iepriekšējo gadu piedzīvojumus, korporatīvajos pasākumos – dažādu notikumu atskatu.

10. Svini dabai draudzīgi!

Notikumiem attīstoties, pieaug arī pienākumi pret vidi un sabiedrību. Apsver un izmanto videi draudzīgos materiālus un iepakojumus.

Atstāj pasākuma norises vietu sakoptu, tādu, kāda bija pirms Tava pasākuma, šķiro atkritumus un nodot depozīta pudeles.

Pasākumu plānošana ir interesants un arī laikietilpīgs process, taču tas līdzsvaro Tavu ideju un vēlmju realizāciju, svinot svētkus tā, kā vēlies Tu. Sākot plānot pasākumu, atceries, ka katra detaļa un aktivitāte veicina Tava pasākuma unikalitāti un izdošanos, kā rezultātā Tu un Tavi viesi izbauda pasākumu un kopā būšanu.